Как оформить страховое свидетельство на своего работника?

Присвоение СНИЛС подтверждается выдачей страхового свидетельства (небольшая пластиковая карточка зеленого цвета). Начисление страховых взносов за работника и сдача отчетности в ПФР невозможны без этого документа, поэтому работодателям стоит разобраться в данном вопросе. В каких случаях ИП должен оформлять страховое свидетельство на работника?
Обычно человек, которого индивидуальный предприниматель оформляет как своего работника, уже имеет такой документ на руках. Но в некоторых случаях работодатель должен оформить СНИЛС для своего работника:
- при приме на работу человека, который еще нигде официально не работал;
- в случае, если работник утерял страховое свидетельство, или оно пришло в негодность;
- при изменении анкетных данных работника (например, смене фамилии).
Оформлять СНИЛС надо независимо от того, по какому договору был принят работник – трудовому или гражданско-правовому.
Порядок действий работодателя при оформлении страхового свидетельства
Прежде всего, работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче ему СНИЛСа. Заявление пишут в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих данных работника:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- пол;
- гражданство;
- адрес постоянного места жительства;
- паспортные данные.
Далее, работодатель должен заполнить анкету застрахованного лица, которую должен подписать и сам работник. Форма анкеты будет зависеть от того, по какому случаю работник обратился с таким заявлением:
- если работник впервые получает СНИЛС, то это должна быть форма АДВ-1;
- при обмене СНИЛС из-за изменения анкетных данных заполняется форма АДВ-2;
- при утере документа и просьбе выдать дубликат используют форму АДВ-3.
Кроме заявления и анкеты, необходимо составить и опись по форме АДВ-6-1. Все указанные формы и инструкции по их заполнению приводятся в Постановлении Правления ПФР от 31.07.06 № 192П.
Пакет документов надо подать в свое территориальное отделение Пенсионного фонда. При этом, при первом получении СНИЛС (то есть, по форме АДВ-1) установлен срок для подачи документов – две недели со дня заключения договора с работником. Страховое свидетельство ПФР должен передать страхователю вместе с сопроводительной ведомостью в течение трех недель. Выдать СНИЛС работодатель обязан в недельный срок после его получения.
Работник должен проверить правильность сведений и расписаться в сопроводительной ведомости о получении СНИЛС. Подписанную ведомость надо в течение месяца вернуть в Пенсионный фонд, который в трехнедельный срок делает отметку о выдаче страхового свидетельства работнику. На этом эпопея с выдачей документа, наконец, заканчивается.
Ответственность работодателя за нарушение установленного порядка выдачи СНИЛС
Как таковой, ответственности за нарушение этого порядка не предусмотрено. Но в случае неразрешенных вопросов, связанных с выдачей страхового свидетельства, могут возникать проблемы при сдаче отчетности и уплате страховых взносов за работников. Кроме того, обязанность работодателя оформлять СНИЛС работникам при первом устройстве на работу указана в ТК РФ. В случае, если работодателем будет нарушен двухнедельный срок подачи документов по такому работнику, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 до 5 тыс. рублей).