Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП
Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонд и др. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.
Необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.
Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
Кроме того, каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать обязательные локальные нормативные акты под свою организацию. О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ).
Работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве. Эти вспомогательные документы могут регулировать процесс адаптации новых сотрудников (положение об адаптации), процесс аттестации (положение об аттестации), требования к внешнему виду работников (дресс-код) и т.п.
Перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права
Таблица.1 Перечень кадровых документов
| № п/п |
Наименование кадрового документа |
Ссылка на законодательство |
В каких случаях оформляется |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| 1 |
Правила внутреннего распорядка |
Статья 189 Трудового кодекса РФ |
Во всех случаях — обязательно |
| 2 |
Штатное расписание |
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 |
Во всех случаях — обязательно |
| 3 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 |
Во всех случаях — обязательно |
| 4 |
Должностные инструкции по каждой должности |
Единый тарифно-квалификационный справочник |
Обязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора |
| 5 |
Положение о защите персональных данных работников |
Статья 86 Трудового кодекса РФ |
Во всех случаях — обязательно |
| 6 |
Положение об оплате труда премировании работников |
Раздел VI Трудового кодекса РФ |
Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах |
| 7 |
Положение об аттестации работников |
Статья 81 Трудового кодекса РФ |
Обязательно, если эта процедура проводится |
| 8 |
Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) |
Раздел X Трудового кодекса РФ |
Во всех случаях — обязательно |
| 9 |
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) |
Раздел X Трудового кодекса РФ |
Во всех случаях — обязательно (с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку) |
| 10 |
График отпусков |
Статья 123 ТК РФ |
Во всех случаях — обязательно |
| 11 |
Положение о коммерческой тайне |
ФЗ «О коммерческой тайне» |
Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну |
| 12 |
Трудовой договор |
Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ |
Во всех случаях — обязательно |
| 13 |
Приказы директора по личному составу |
ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 |
Во всех случаях — обязательно |
| 14 |
Личная карточка работника (форма Т-2) |
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 |
Во всех случаях – обязательно |
| 15 |
Трудовая книжка |
Статья 66 ТК РФ |
Обязательна, если работник оформлен по основному месту работы |
| 16 |
Договор о полной материальной ответственности |
Приложения N 2 и N 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 |
Обязательны при установлении полной материальной ответственности |
| 17 |
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда |
Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 |
Во всех случаях — обязательно |
| 18 |
График сменности (при наличии сменной работы) |
Статья 103 ТК РФ |
Обязательно – при наличии сменной работы |
| 19 |
Коллективный договор |
Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции.
Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.
К ним относятся журналы регистрации:
приказов по личному составу,
трудовых договоров,
личных дел,
выдачи командировочных удостоверений,
а также журналы:
выдачи справок,
проверок состояния воинского учета,
прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д.