Работники-иностранцы: как посчитать НДФЛ

Сегодня мы поговорим об удержании НДФЛ: от чего зависит ставка налога, как посчитать срок пребывания иностранца в России, как доказать время пребывания, если нет отметок в паспорте, нужно ли пересчитывать налог при изменении налогового статуса работника.

Напомню, что в прошлой статье мы выясняли, какие взносы в социальные фонды нужно начислять на заработную плату работников, являющихся гражданами другой страны.
Ставка НДФЛ
Любой работодатель в России обязан удерживать НДФЛ с выплат своим работникам, в том числе иностранным. Но ставка этого налога зависит от налогового статуса работника. Статья 224 НК РФ устанавливает следующие ставки НДФЛ в отношении доходов по трудовым договорам:
• 13% для резидентов;
• 30% для нерезидентов.
Как определить статус работника-иностранца
Для этого обратимся к статье 207 НК РФ:
«Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за пределы территории Российской Федерации для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья».
Итак, если работник на момент получения дохода фактически находился на территории России 183 и более календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев – это резидент, если менее 183 дней – нерезидент. Это подтверждает и Минфин России в своем письме от 05.05.2008 г. № 03-04-06-01/115.
Заметьте, что Налоговый кодекс не привязывает исчисление срока пребывания иностранца к календарному году. Каждый месяц, рассчитывая налог, работодатель заново должен определять, является ли работник резидентом.
Для этого нужно:
1. Отсчитать 12 месяцев, предшествующих месяцу получения дохода. При этом не играет роли, что эти 12 месяцев могут приходиться на разные налоговые периоды (календарные годы);
2. Высчитать количество календарных дней, когда работник фактически находился на территории РФ (см. ниже);
3. В зависимости от количества дней определить налоговый статус работника.
Как высчитать количество дней пребывания в России
Календарные дни считаем суммарно, период пребывания в РФ не обязательно должен быть непрерывным (примерно так же мы считаем страховой стаж). К сожалению (или к счастью), законодательно не определен круг документов, по которым можно судить о том, находился ли человек на территории России или нет.
Но сложившаяся практика такова:
1. Даты въезда (выезда) в РФ устанавливают по отметкам в документах (загранпаспорте и других видах паспортов, миграционной карте, документе беженца, т.п.). При этом дни въезда и выезда включаются в период пребывания в России.
2. Если отметки в паспорте отсутствуют (безвизовый режим пребывания иностранца), то подтвердить факт пребывания в нашей стране могут другие документы, а именно:
• карточка регистрации по месту пребывания;
• квитанция о проживании в гостинице (с указанием данных проживающего);
• табели учета рабочего времени или справки, выданные на основании таких табелей (если гражданин работал).
Именно такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 17.09.2010 г. № 03-04-06/6-219, от 05.02.2008 г. № 03-04-06-01/31, от 04.02.2008 г. № 03-04-07-01/20.
3. Если человек выезжал из России на какое-то время, то периоды отсутствия просто не считаются, не включаются в общий период пребывания в РФ. Исключения составляют поездки для лечения или обучения за рубежом продолжительностью не более 6 месяцев. Доказать, что выезд из РФ был по причине лечения или обучения, можно, представив следующие документы:
• договоры с медицинскими (образовательными) учреждениями на лечение (обучение);
• справки, выданные медицинскими (образовательными) учреждениями, свидетельствующие о проведении лечения (прохождении обучения) с указанием его времени;
• копии паспорта с отметками пограничного контроля о пересечении границы.
(Из письма Минфина России от 26 июня 2008 г. № 03-04-06-01/182).
Итак, если работник доказал, что выезжал лечиться или обучаться, то эти периоды пребывания за границей включаются в период нахождения в России. Если выезжал по любым другим причинам, в том числе для переоформления миграционных документов, – не включаются.
Изменение налогового статуса
Порядок определения налогового статуса иностранного работника подразумевает, что в какой-то момент этот статус может измениться. Если количество календарных дней, когда работник фактически находился в России за последние 12 месяцев, достигнет 183, гражданин станет резидентом. Появится необходимость изменить ставку НДФЛ, но запомните два правила:
1. Если статус работника меняется в каком-либо месяце налогового периода, то налог пересчитывается с начала года, исходя из ставки, установленной для соответствующего статуса.
2. Если в течение налогового периода (например, за семь месяцев) количество дней пребывания сотрудника в России достигло 183 дней, статус налогового резидента такого сотрудника по итогам данного налогового периода измениться не может.
Письма Минфина России от 29.03.2009 г. № 03-04-06-01/94 и от 29.03.2007 г. № 03-04-06-01/95.