Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы?
Обязательный перечень кадровых документов можно разделить на:• локальные акты,
• договоры,
• приказы,
• основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)
Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации. Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.
Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:
1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО.
Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности.
В этом журнале регистрируются приказы, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.
3. Журнал регистрации приказов по личному составу.
Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.
Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ 25.08.2010. № 558^
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: а) по основной (профильной) деятельности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) в) по административно-хозяйственным вопросам |
Пост. (1) 75 л. (2) ЭПК 5 л. |
(1) Присланные для сведения — до минования надобности (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л. |
Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.
А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов»
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.
4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок.
Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.
5. Журнал регистрации уведомлений и актов.
Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.
6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам.
Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.
Нужно ли регистрировать локальные акты?
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа.
Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:
1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
2. «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (прибывших в командировку)» и «Журнал выдачи командировочных удостоверений»(если работники выезжают в командировки);
3. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» и «Журнала учета проверок состояния воинского учета» (их можно завести при первой проверке);
4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;
5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным ).