Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП,  то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
 Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы  — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонд и др.  Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги,  проч. расходы).
 Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

  Необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.
 Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
 Кроме того, каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать обязательные локальные нормативные акты под свою организацию. О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ).
 Работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве. Эти вспомогательные документы могут регулировать процесс адаптации новых сотрудников (положение об адаптации), процесс аттестации (положение об аттестации),  требования к внешнему виду работников (дресс-код) и т.п.
 Перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права

Таблица.1  Перечень кадровых документов

№ п/п	Наименование кадрового документа	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
1	2	3	4
1	Правила внутреннего распорядка	Статья 189 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях — обязательно
2	Штатное расписание	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях — обязательно
3	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69	Во всех случаях — обязательно
4	Должностные   инструкции    по каждой должности	Единый  тарифно-квалификационный справочник	Обязательны,   если    должностные обязанности  не  отрегулированы  в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
5	Положение    о    защите персональных данных работников	Статья 86 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях — обязательно
6	Положение  об  оплате   труда премировании  работников	Раздел VI Трудового кодекса РФ	Обязательно, если  вопросы  оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
7	Положение    об  аттестации работников	Статья 81 Трудового кодекса РФ	Обязательно, если эта процедура проводится
8	Инструкции по охране труда  по должностям (профессиям)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях — обязательно
9	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях — обязательно (с  лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)
10	График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Во всех случаях — обязательно
11	Положение о коммерческой тайне	ФЗ «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
12	Трудовой договор	Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ	Во всех случаях — обязательно
13	Приказы директора по личному составу	ТК РФ,  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях — обязательно
14	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
15	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ	Обязательна, если работник оформлен  по основному месту работы
16	Договор о полной материальной ответственности	Приложения  N  2   и   N   4   к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85	Обязательны при установлении полной материальной ответственности
17	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях — обязательно
18	График сменности (при наличии сменной работы)	Статья 103 ТК РФ	Обязательно – при наличии сменной работы
19	Коллективный договор		Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции.
Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).  Такие документы служат основанием для начисления зарплаты,  и в этом случае уже можно говорить об  их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.
К ним относятся журналы регистрации:
приказов по личному составу,
 трудовых договоров,
личных дел,
 выдачи командировочных удостоверений,
а также журналы:
выдачи справок,
проверок состояния воинского учета,
прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д.